Bir sitenin menüsünde görünmeyen sayfaları olabilir. Eski bir proje bağlantısı, paylaşılan bir PDF veya arşivden bulunan bir yazı hâlâ ziyaretçi getiriyordur. Bu yüzden ben içerik envanterine yalnızca menüyü kopyalayarak başlamam.
Önce kapsamı görünür kılın
Sayfalar, dosyalar, görseller ve dil sürümleri ayrı kayıtlar olarak düşünülebilir. Site haritası, içerik yönetimi kayıtları, erişilebilir site dosyaları ve varsa arama performansı verileri birlikte değerlendirilir. Tek bir kaynağın eksiksiz olduğunu varsaymam.
Erişilemeyen veya doğrulanamayan alanları da yazarım. “Bulamadım” ile “yok” aynı sonuç değildir. Özellikle arama motorunda yer alma durumu, yalnızca bir sayfanın açılmasıyla doğrulanmış olmaz.
Her satır bir karar hazırlamalı
Adres, başlık, dil, içerik türü, son güncelleme ve sorumlu kişi temel alanlardır. Bunlara sayfanın yanıtladığı soru, başka içerikle örtüşmesi ve koruma gerekçesi eklenebilir. Bir PDF’nin değeri yalnızca dosya boyutunda değil, içerdiği proje kaydında veya dışarıdan aldığı bağlantılarda olabilir.
Ben ayrıca hangi bilginin güncelliğinin doğrulanması gerektiğini işaretlerim. Eski bir rol, artık sunulmayan bir ürün veya süresi dolmuş bir açıklama için tahminle düzeltme yapmam. Kaynağı ve karar sahibini kaydederim.
Örtüşme her zaman tekrar değildir
İki sayfanın aynı kelimeyi kullanması birleşmeleri gerektiğini göstermez. Biri başlangıç rehberi, diğeri belirli bir sorunun ayrıntılı cevabı olabilir. Asıl soru, aynı okuyucu ihtiyacını aynı biçimde karşılayıp karşılamadıklarıdır.
Kurgusal olarak bir lansman duyurusu ile proje değerlendirmesi aynı çalışmayı anlatabilir. Zamanları ve amaçları farklıysa ikisini korumak anlamlıdır. Karar, başlık benzerliğinden değil içerik işlevinden çıkar.
Envanteri yaşayan bir kayıt yapın
Yenileme sırasında verilen kararlar kayda işlendiğinde belge bir defalık liste olmaktan çıkar. İçerik korundu mu, aynı adreste güncellendi mi, başka sayfaya mı taşındı? URL kararları bu tablodan beslenmelidir.
Envanterin tamamlandığını, satır sayısı büyüdüğünde değil ekip kritik bir içeriği neden koruduğunu veya değiştirdiğini açıklayabildiğinde düşünürüm.