Arşiv, sonucun yanında kararın nedenini de sakladığında yeni işlere yardımcı olur. Son dosyanın yanına kısa bir not ekleyin: hangi ihtiyaçtan başladık, hangi seçeneği neden bıraktık ve yeniden başlasak neyi değiştirirdik?
Bu notun uzun olması gerekmez. Önemli olan, dosyaya aylar sonra bakan kişinin yalnızca ne yapıldığını değil, hangi koşullarda karar verildiğini de anlayabilmesidir. Paylaşım izni olmayan ayrıntılar ekip içindeki kayıtta kalmalıdır.
Karar kaydında neyi saklarım?
Ben proje arşivini üç katmanda düşünürüm: yayımlanan sonuç, kararın gerekçesi ve tekrar kullanılabilecek öğrenme. Sonuç dosyası tek başına diğer ikisini anlatmayabilir. İlk brief, kabul edilen değişiklikler ve son değerlendirme aynı proje kimliğiyle eşleşmeli.
Bir klasörde çok sayıda versiyon varsa son onaylı dosyanın hangisi olduğunu ayrıca işaretleyin. Dosya adında tarih ve sürüm bulunması yardımcı olur, fakat onay bilgisi yalnızca adlandırmadan çıkarılmamalı. Kimin hangi versiyonu uygun bulduğu kayıtlı olmalı.
Basit bir proje kartı
| Alan | Kaydedilecek bilgi |
|---|---|
| Başlangıç | İhtiyaç, hedef kitle ve koşullar |
| Karar | Seçilen yön ve kısa gerekçesi |
| Değişiklik | İlk kapsamdan ayrılan nokta |
| Sonuç | Son dosya ve yayımlanan adres |
| Öğrenme | Bir sonraki işte korunacak veya değişecek şey |
Bu kartı projenin sonunda hafızadan yazmak yerine, önemli kararlarda kısa notlarla beslemek daha güvenilirdir. Sonradan yazılan anlatı, başlangıçta bilinmeyen şeyleri baştan biliniyormuş gibi gösterebilir.
İç arşiv ile açık portfolyoyu ayırın
İç kayıtta bulunan bütçe, görüşme notu veya kişisel iletişim bilgisi kamuya açık proje anlatısına taşınmamalı. Portfolyoya girecek parçaların paylaşım kapsamı ayrıca değerlendirilir. Bir çalışmanın görseline sahip olmak, onu her yerde yayımlama yetkisi anlamına gelmez.
Ben açık anlatıda rolümü, katkımı ve mevcut kanıtın sınırını korumayı tercih ederim. Ölçüm bulunmuyorsa sonuç cümlesi icat etmem. Arşivin değeri yalnızca başarı göstermesinde değil, yapılan işi doğru temsil etmesindedir.
Arşivi ne zaman kullanırım?
Yeni bir brief geldiğinde benzer koşulları aramak, eski tasarımı kopyalamaktan daha yararlıdır. Hangi soru tekrar ediyor, hangi koşul değişmiş? Bu karşılaştırma eski kararı otomatik olarak uygulamak yerine daha bilinçli yeni karar vermeyi sağlar.