Bir projeye yeni katılan kişiye yirmi klasörlük bağlantı göndermek cömert görünebilir. Ama nereden başlayacağını bilmiyorsa aslında araştırma işini ona devretmiş oluruz. Ben bilgi devrini arşivin tamamını sunmak değil, doğru giriş yolunu kurmak olarak görüyorum.
Önce bugünü anlatın
Proje neden var, şu anda hangi aşamada ve sıradaki önemli karar ne? Bu üç bilgi geçmiş dosyaları anlamlandırmak için çerçeve sağlar. İlk saatlerde bütün tarihçeyi bilmekten daha faydalı olabilir.
Rolün sınırı da açık olmalı. Yeni kişi neyi karar verebilir, neyi danışmalı ve kimden bilgi almalı? Belirsiz sorumluluk, iyi niyetli bir katkının mevcut kararı farkında olmadan bozmasına neden olabilir.
Geçmişi seçerek verin
Güncel brief, son onaylı sürüm ve temel karar kaydı başlangıç paketi olabilir. Ayrıntılı arşive erişim korunur, ama önce hangi belgelerin okunacağı belli olur.
Elenmiş fikirleri göstermek bazen önemlidir. Kişi aynı öneriyi tekrar geliştirmeden önce neden seçilmediğini anlayabilir. Yine de eski kararın hangi koşulda değişebileceği de belirtilmelidir.
İlk görevi küçük ve gerçek seçin
Sadece belgeleri okumasını istemek yerine sınırı belli bir katkı vermek, anlayışı görünür kılar. Örneğin bir sayfanın bağlantılarını kontrol etmek veya belirli bir bölüm için soru listesi çıkarmak uygun olabilir. Görevin amacı test etmek değil, çalışma biçimini tanıştırmaktır.
İlk geri bildirimde yalnızca sonucu değil nerede bilgi aramak zorunda kaldığını da sorarım. Bu cevaplar devralma paketinin eksiklerini gösterir. Aynı soru her yeni kişiden geliyorsa belge geliştirilmelidir.
Erişim ve çıkış
Gerekli erişimler hazır olmalı, gereksiz erişimler verilmemeli. İş bittiğinde yetkilerin gözden geçirilmesi de devrin parçasıdır. Bilgi paylaşımıyla sınırsız sistem erişimini aynı şey saymam.
Ben başarılı bilgi devrini yeni kişinin hiç soru sormamasıyla ölçmüyorum. Daha iyi, daha bağlamlı sorular sorabilmesi ve ilk katkısını güvenle yapabilmesi daha anlamlı bir işarettir.