“Final-son-2” dosya adıyla karşılaşınca ilk düşündüğüm şey dikkatsizlik değil, ortak bir sürüm kuralının eksikliğidir. İnsanlar genellikle dosyayı kaybetmemek için yeni kopyalar üretir; sonuçta hangi kopyanın geçerli olduğu kaybolur.
Klasörden önce davranışı konuşun
Kim dosya oluşturuyor, kim düzenliyor, kim onaylıyor ve kim teslim alıyor? Yapı bu hareketi takip etmelidir. Tek kişinin rahat ettiği bir düzen, başka biri katıldığında anlaşılmıyorsa ortak sistem değildir.
Kaynak, çalışma, inceleme ve teslim malzemelerini ayırmak yararlı olabilir. Ama her proje için aynı derinlikte klasör açmak zorunda değiliz. Küçük bir işte aşırı ayrıntı dosyayı bulmayı kolaylaştırmak yerine zorlaştırabilir.
Adlandırmada ne sabit kalacak?
Proje adı, içerik türü, dil ve sürüm gibi bilgilerin sırası ortaklaştırılabilir. Tarih kullanılıyorsa aynı biçimde yazılmalı. Dosya adı gereksiz uzun değil, ayırt edici olmalıdır.
Ben en önemli kuralı şöyle kurarım: Teslime hazır sürüm tek bir yerde açıkça işaretlenir. Diğer dosyalar silinmek zorunda değildir, ama geçerli sürümle yarışmamalıdır. Paylaşılan bağlantının eski bir taslağı açması önlenmelidir.
Erişim de düzenin parçasıdır
Herkesin her klasörü düzenleyebilmesi her zaman kolaylık sağlamaz. Kaynak dosyayı yanlışlıkla değiştirmek veya hassas bilgiyi gereksiz kişilerle paylaşmak mümkün olabilir. İhtiyaç duyulan erişim ile saklama süresi birlikte düşünülmelidir.
Dışarıya gönderilen teslim paketinde iç yazışmalar veya gereksiz kişisel bilgiler bulunmamalı. Sadece içerik değil dosyanın içindeki notlar ve ekler de kontrol edilmelidir.
Yeni biriyle deneyin
Projeyi tanımayan birinden en son onaylı dosyayı, düzenlenebilir kaynağı ve kullanım açıklamasını bulmasını isterim. Sürekli bana sorması gerekiyorsa sistem hâlâ kişisel hafızama bağlıdır.
Aranabilir içerik arşivi bu yaklaşımın yayın tarafındaki devamıdır. Dosya düzeni, bir kez kurulan klasör ağacından çok her teslimde tekrar edilen küçük bir ekip alışkanlığıdır.