Bir ay sonra aynı konu yeniden açıldığında “bunu konuşmuştuk” demek yeterli olmuyor. Ne konuşuldu, hangi seçenek elendi, o gün hangi bilgi vardı? Ben karar günlüğünü bu soruların hafızasını korumak için kullanırım.
Bir kayıt ne kadar kısa olabilir?
Tarih, karar, gerekçe, karar sahibi ve yeniden değerlendirme koşulu çoğu durumda yeterlidir. Uzun bir toplantı dökümünü karar kaydı sanmam. Konuşmanın içinden seçilmiş, ileride anlaşılabilecek bir özet gerekir.
Kurgusal örnek: “İlk sürümde yalnızca iki dil açılacak; diğer dil için editör kapasitesi henüz yok. Karar sahibi yayın sorumlusu. Düzenli çeviri kaynağı sağlandığında yeniden değerlendirilecek.” Bu not yalnızca seçimi değil sınırını da anlatır.
Elenen seçenekler neden önemli?
Aynı öneri daha sonra tekrar geldiğinde önceki değerlendirme görülebilir. Fakat eski kararın otomatik olarak sonsuza kadar doğru olduğu varsayılmamalı. Koşullar değiştiyse başka bir seçenek artık anlamlı olabilir.
Ben kayda yalnızca “uygun değil” yazmam. Hangi gerekçeyle uygun bulunmadığını belirtirim: süre, kaynak, kapsam veya okur ihtiyacı. Böylece ekip hangi koşul değişirse kararın açılacağını anlayabilir.
Karar ile yapılacak işi ayırın
“Yeni konu sayfası açılacak” bir karardır. “İçerik taslağını cuma günü hazırlamak” bir görevdir. Birbirlerine bağlanabilirler ama aynı kayıt değildir. Karar günlüğü görev listesinin içinde kaybolduğunda neden sorusu cevapsız kalır.
Öte yandan kararın hiçbir uygulama adımı yoksa da ilerleme olmaz. İlgili görev veya teslim bağlantısını kayda eklemek bu ilişkiyi görünür kılar.
Günlük ne zaman güncellenir?
Her küçük yazım düzeltmesini kaydetmem. Yön, kapsam, öncelik, tarih veya sorumluluk değiştiren kararlar daha önemlidir. Onay akışı içinde hangi kararların kayda gireceği anlaşılmalıdır.
Ben iyi bir karar günlüğünü geçmişi savunmak için değil, gelecekte daha az tahmin yapmak için tutarım. Yeni katılan biri “neden böyle?” sorusunun cevabını bulabiliyorsa kayıt işlevini yerine getiriyor demektir.