Toplantı notu çok ayrıntılı olabilir ama ertesi gün kimsenin ne yapacağını söylemeyebilir. Ben iyi bir notun konuşmayı yeniden yaşatmasından çok işi ilerletmesini önemsiyorum.
Üç başlık yeterli olabilir
Kararlar, yapılacaklar ve açık sorular. Karar bölümünde hangi yönün seçildiği; görev bölümünde kimin neyi ne zaman yapacağı; açık sorularda ise hangi bilgi veya onayın beklendiği bulunur.
Bu ayrım küçük görünür ama önemlidir. “Görseller konuşuldu” bir görev değildir. “Ayşe üç görsel seçeneğini perşembeye kadar paylaşacak” ise bir sonraki adımı tarif eder. Buradaki kişi adı yalnızca örnektir; gerçek notta sorumluluk açıkça kabul edilmiş olmalıdır.
Görüş ile karar aynı satırda kalmasın
Toplantıda söylenen her fikir onaylanmış yön değildir. Bir kişinin önerisini bütün ekibin kararı gibi yazmak, daha sonra gereksiz anlaşmazlık yaratabilir. Karar verilmediyse not bunu söylemelidir.
Ben önemli seçimleri kısa gerekçeleriyle kaydederim. Ayrıntılı gerekçe gerekiyorsa karar günlüğüne bağlantı veririm. Toplantı notunu bütün proje belgelerinin yerine koymam.
Notu zamanında paylaşın
Bir hafta sonra gelen özet, yanlış anlaşılmanın düzeltilmesi için geç kalabilir. Mümkün olduğunca görüşmeye yakın paylaşmak ve belirsiz maddeleri doğrulatmak daha yararlıdır. Cevap verilmemesini her koşulda açık onay gibi yorumlamam.
Hassas veya konuyla ilgisiz kişisel konuşmalar kayda girmemelidir. Notun amacı herkesin her sözünü saklamak değil, ortak işi ilerletecek bilgiyi korumaktır.
Sonraki toplantı önceki notla başlasın
Yeni gündeme geçmeden açık görevlerin durumuna bakarım. Tamamlanmadıysa yalnızca işaretlemek yerine engeli sorarım. Artık gereksiz olan bir görev de bilinçli olarak kapatılabilir.
Bu döngü kurulmadığında her toplantı aynı başlangıç hissini verir. Ben notu hafızanın yerine geçen uzun metin değil, iki görüşme arasında sorumluluğu taşıyan kısa bir köprü olarak kullanırım.