Her mesajın başında “acil” yazıyorsa kelime bir süre sonra bilgi taşımamaya başlar. Ben böyle bir listede önce işleri hız sırasına koymam; neden bekleyemediklerini anlamaya çalışırım.
Son tarih ile sonuç aynı şey değil
Bir işin yarın istenmesi, yarına yetişmezse ne olacağını açıklamaz. Gerçek bir yayın zorunluluğu, başka ekibi durduran bir girdi veya yalnızca tercih edilen tarih olabilir. Bunları ayırmak önceliği daha adil kurar.
Gecikmenin etkisini somut sorarım: Hangi kişi veya süreç bekleyecek, hangi fırsat kapanacak, hangi hata büyüyecek? “Önemli müşteri istiyor” tek başına bütün işlerin yeniden sıralanması için yeterli açıklama değildir.
Küçük iş her zaman önce gelmez
Hızla tamamlanabilen işleri bitirmek iyi hissettirebilir. Fakat önemli bir bağımlılığı açan daha büyük işi sürekli geriye atabiliriz. Bağımlılık haritası hangi adımın başkalarının önünü açtığını gösterir.
Öte yandan uzun bir işe bütün günü ayırmak da her durumda doğru değildir. Kısa bir yanıt başka bir ekibin çalışmasını başlatacaksa önce o yanıt anlamlı olabilir. Kararı işin büyüklüğü değil etkisi belirlemelidir.
Bir şeyi öne alırken neyi erteliyoruz?
Öncelik listesine yeni madde eklemek kapasiteyi artırmaz. Ben öne alınan işin yanında hangi işin kayacağını da söylerim. Bu görünür olmadığında ekip bütün sözlerin aynı anda tutulacağını sanabilir.
Kurgusal bir haftada yeni lansman talebi geldiyse planlı rehberin tarihi değişebilir. Bu seçim yapılabilir, ama sessizce olmamalı. İlgili kişilere yeni koşul ve beklenen tarih açıklanır.
Günün sonunda değil, koşul değişince bakın
Öncelik listesi bir kez yapılıp korunacak bir tören değildir. Yeni bilgi, çözülmüş engel veya değişen kapsam geldiğinde gözden geçirilir. Her mesajda bütün planı bozmakla hiçbir şeyi değiştirmemek arasında bir denge gerekir.
Ben iyi önceliklendirmeyi herkesin talebine aynı anda evet demek olarak görmüyorum. Hangi işin neden önce geldiğinin ve diğerlerinin ne zaman ele alınacağının anlaşılması, ekipte daha gerçekçi bir güven oluşturur.